ปาริฉัตร ขะนอก

โปรแกรม Microsoft Excel 2007

   

สวัสดี  ยินดีต้อนรับเข้าสู่ห้องเรียนโปรแกรม Microsoft Excel

          ใครที่เคยมีปัญหาเกี่ยวกับการจัดการเกี่ยวกับตาราง การคิดคำนวณ การทำแผนภูมิต่างๆ ลองมาเรียนรู้ โปรแกรมนี้ดูสิครับ รับรองว่าจะทำให้จัดการงานของเราได้อย่างสบาย
ขึ้นเยอะเลย เนื้อหาเหมาะสมกับบุคคลทั่วไปที่เริ่มใช้โปรแกรมนี้และนักเรียนที่

แนะนำโปรแกรม Excel

          Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภท สเปรดชีต (spreadsheet) หรือตารางคำนวณอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้เก็บบันทึกข้อมูลในลักษณะต่างๆ ซึ่งส่วนใหญ่มักเก็บข้อมูลประเภทการคำนวณ โดยจะเก็บข้อมูลลงในตารางสี่เหลี่ยมที่เรียกว่า เซล (Cell)ที่สามารถนำเอาเซลมาอ้างอิงใส่ในสูตร เพื่อให้โปรแกรมคำนวณหาผลลัพธ์จากข้อมูลที่บันทึกไว้ได้

แนะนำหน้าต่างของวินโดว์ Excel

          - ปุ่ม  เรียกว่า “Office Button” แสดงเมนูที่ใช้จัดการไฟล์ทั่วไป เช่น New, Open, Save as, Print และ Publish เป็นต้น
           - Quick Access Toolbar แสดงปุ่มคาสั่งที่ใช้บ่อยๆ โดยค่าเริ่มต้นจะแสดงเครื่องมือ  Save,
Undo ,และ Redo ซึ่งเราสามารถกาหนดเครื่องมือในส่วนนี้เองได้
           - Title bar แสดงชื่อเวิร์กบุ๊คที่ใช้งานอยู่และชื่อโปรแกรม ในที่นี้คือ Microsoft Excel
           - Ribbon เป็นกลุ่มคาสั่งที่เก็บเครื่องมือออกเป็นหมวดหมู่ โดยแสดงเป็นแท็บ แทนที่การเรียกใช้เมนูคาสั่งต่างๆในเวอร์ชั่นก่อนๆ
           - Contextual tabs เป็นแท็บพิเศษที่จะแสดงเมื่อใส่ออบเจ็คลงในเวิร์กชีต เช่น เมื่อแทรก WordArt โปรแกรมจะแสดง Drawing Tool ด้านบนและมีแท็บ Format ที่ใช้สาหรับตั้งค่า WordArt แสดงอยู่ด้านล่าง
           - Worksheet เป็นแผ่นงานมีลักษณะเป็นตาราง สาหรับพิมพ์ข้อความ หรือตัวเลข โดยค่าที่ตั้งไว้เมื่อเข้าใช้โปรแกรมจะมี 3 sheet คือ sheet1,sheet2 และsheet3สามารถ
เพิ่มจำนวนเวิร์กชีตในเวิร์กบุ๊คได้ตามต้องการ
           - View Shortcuts ใช้ดูมุมมองเอกสาร โดยจะแสดงมุมมองของเอกสารในลักษณะต่างๆ
           - Zoom และ Zoom Slider เป็นเครื่องมือย่อ-ขยายหน้าจอ โดยเลือกขนาดตามเปอร์เซ็นต์ที่ต้องการย่อ-ขยาย หรือเลื่อนสไลเดอร์ที่เครื่องมือ Zoom Slider ตามความต้องการ

การสร้างเวิร์กบุ๊คใหม่

เวิร์กชีต ( Worksheet )   หรือถ้าเป็นโปรแกรมExcelภาษาไทยจะเรีนกว่า แผ่นงาน ในแผ่นงานจะประกอบด้วยช่องตารางสี่เหลี่ยมจำนวนมากซึ่งมีชื่อเรียกดังต่อไปนี้

 Row ( แถว )                                          คือพื้นที่แถวแนวนอนจากบนลงล่าง ตั้งแต่แถวที่ 1 ไปจนถึง
                                                                 แถวที่ 65536 ชื่อของเถวคือหมายเลขที่แสดงที่หัวแถว
 Column ( คอลัมน์ )                             คือพื้นที่คอลัมน์แนวตั้งจากซ้ายไปขวา จากคอลัมน์ A ไปจนถึง
                                                                 คอลัมน์ IV จะมัทั้งหมด 256 คอลัมน์ ชื่อของคอลัมน์คือ                                                                  ชื่อตัวอักษรที่อยู่บนหัวคอลัมน์ เช่น A, B, C,...
 Cell ( เซล )                                            อยู่ตรงคอลัมน์ B แถวที่ 3 ก็จะเรียกว่าเซล B3                                                                   เซลที่กำลังเลือกหรือกำลังทำงาน เราเรียกเซลนั้นว่า Active cel

            เริ่มใส่ข้อมูล เมื่อเข้าสู่ Excel โปรแกรมจะสร้างเวิร์กบุ๊คใหม่ให้โดยอัติโนมัติพร้อมตั้งชื่อว่า Book1 l

           จัดรูปแบบให้เวิร์กชีต เราสามารถตกแต่งข้อมูลให้น่าสนใจ เช่น เน้นข้อความหัวเรื่องด้วยตัวหนา สีแดง  เพื่อแยกข้อมูลให้ดูแตกต่างกัน

 การเก็บบันทึกเวิรก์บุ๊ค

1.คลิกปุ่ม ( บันทึก ) หรือกด Ctrl+S จากแป้นพิมพ์

2.เลือกไดรว์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการเก็บบันทึก

3.ตั้งชือที่ช่อง File Name ตั้งชื่อได้ยาว 256 ตัวอักษร ยกเว้น\ / * < >!

4.คลิกที่ปุ่มคำสั่ง บันทึก

การใช้แถบเครื่องมือ

          เครื่องมือใน Excel 2003 ก็จะมีหน้าตาคล้ายๆกับ Office ตัวอื่นๆ ตามปกติจะแสดงเพียง 2 ชุดคือ  แถบเครื่องมือ Standard ( มาตรฐาน ) และ Formatting ( จัดรูปแบบ )

           แถบเครื่องมือ Standard ( มาตรฐาน ) มีปุ่มเครื่องมือที่ใช้บ่อยๆ หรือเป็นการทำงานพื้นฐานของโปรแกรม  เช่น ปุ่ม New , Open

            มีปุ่มเครื่องมือที่ใช้ในการจัดรูปแบบข้อมูลในเซล เช่น เลือกฟอนต์ ขนาด หรือลักษณะ, จัดข้อมูลชิดขวา ซ้าย และการใส่สีข้อความหรือพื้น ฯลฯ

การเปิดงานเก่ามาใช้งาน

1. คลิกปุ่ม Open ( เปิด ) หรือกดคีย์ Ctrl+O

2. คลิกที่ลูกศรซ้ายช่อง Look in ( มองหาใน ) แล้วเลือกไดรว์และดับเบิ้ลคลิกที่โฟลเดอร์ที่เก็บเวิร์กบุ๊กไว้

3. คลิกที่ชื่อไฟล์เวิร์กบุ๊ค

4. คลิกที่ปุ่ม ( เปิด )

การแก้ไขข้อมูลในเซล

1. คลิกตรงที่เซลที่จะแก้ไข แล้วพิมพ์ข้อมูลใหม่ลงไป

2. คลิกที่เซลที่จะแก้ไข แล้วกดปุ่ม F2 ที่คีย์บอร์ด จะเป็นการแก้ไขในโหมด Edit

3. ดับเบิ้ลคลิกตรงที่เซลที่จะแก้ไข แล้วเลื่อนเคอร์เซอร์ไปแก้ไขข้อมูลภายในเซลได้

4. คลิกตรงที่เซลที่จะแก้ไขแล้วดูที่แถบสูตรคำนวณ ( formula bar )  แล้วคลิกเมาส์ที่แถบสูตรเลยเพื่อแก้ไข   ข้อมูล

ลากเมาส์คลุมข้อความที่ต้องการแก้ไข แล้วสามารถพิมพ์ข้อมูลใหม่ลงไปได้ 

มารู้จักกราฟ Excel กันเถอะ

กราฟ หรือ "ชาร์ต" ก็เป็นอีกวิธีหนึ่งที่ใช้แสดงข้อมูลที่เป็นตัวเลขได้ชัดเจน และสื่อความหมายมากขึ้น โดยเฉพาะข้อมูลที่ใช้เปรียบเทียบความมากน้อยหรือแสดงแนวโน้วของค่าต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นยอดขายสินค้า รายได้ - รายจ่าย หรือแม้กระทั่งข้อมูลทางวิทยาศาสตร์เป็นต้น

ทำความรู้จักกับกราฟ

ตัวอย่าง

ตัวอย่างนี้เป็นการสรุปยอดรายจ่ายประจำเดือนมกราคม,กุมภาพันธ์และมีนาคม

1. เลือกกลุ่มข้อมูลที่ต้องการสร้างกราฟ ปกติจะเลือกทั้งส่วนที่เป็นข้อมูล และชื่อแถวหรือคอลัมน์      ของข้อมูลนั้นด้วย ( ยกเว้นไตเติล )

2. คลิกปุ่มแทรกแล้วเลือกชนิดของแผนภูมิที่ต้องการเช่น ถ้าใช้กราฟแท่ง     เลือก Column ( คอลัมน์ )

3. เมื่อคลิกเลือกประเภทของกราฟแล้ว จะได้กราฟปรากฏบน เวิร์กชีต

5. ปรับแต่งกราฟ เช่นคำอธิบายสีกราฟ ( Legend ) ถ้าไม่ต้องการให้คลิกเลือกส่วนนั้น
     แล้วกด Delete 
เลือกใช้กราฟประเภทไหนดี

ใส่ภาพลงเวิร์กชีต Excel

          ใน Excel นั้นนอกเหนือจากข้อความ ตัวเลข และสูตรคำนวณที่ใส่ลงไปแล้ว คุณสามารถที่จะแทรกรูปภาพเข้ารมาประกอบเนื้อหา หรือใช้ตกแต่งเวิร์กชีตให้สวยงามเหมือนๆกับโปรแกรมอื่น 

การแทรกภาพจากแฟ้ม

1. คลิกในตำแหน่งที่จะแทรกรูปภาพ แล้วเลือก แทรก -> รูปภาพ
2. เปิดไปยังที่เก็บรูปภาพ และคลิกเลือกรูปภาพที่จะแทรก
3. คลิกปุ่ม Insert ( แทรก )
4. รูปภาพจะถูกวางลงในเวิร์กชีต จากนั้นเราก็มาปรับแต่งเพิ่มเติมได้ เช่น ย่อ/ขยาย
     ย้ายตำแหน่ง ปรับสี

การปรับแต่งรูปภาพ

การเคลื่อนย้ายรูปภาพ โดยการลากเมาส์ค้างไว้แล้วไปยังตำแหน่งที่ต้องการ

เปลี่ยนขนาดของภาพโดยใช้เมาส์
          สำหรับจุดวงกลมเล็กๆสีขาว ( handle ) รอบๆรูปนั้นมี 8 จุดด้วยกัน จะใช้ในการปรับขนาดของรูปโดยคลิกลากจุดด้านที่ต้องการปรับ หรือคลิกลากที่มุมของรูปหากจะปรับสองด้านพร้อมกันในสัดส่วนเดิม

การตัดภาพบางส่วน 
          ภาพที่ต้องการตัดออกบางส่วนเพื่อเน้นเฉพาะบางจุด หรือตัดรายละเอียดบางส่วนของภาพทิ้งไป อาจใช้วิธีที่เรียกว่า Cropping เพื่อปิดบางส่วนของภาพนั้นไม่ให้แสดง ซึ่งคล้ายกับการนำกระดาษมาวางปิดส่วนที่ไม่ต้องการแสดงไว้ หรือถ้าเกิดเปลี่ยนใจในภายหลังให้กลับมาแสดงทุกส่วนก็ทำได้

การหมุนรูปภาพ

โดยปกติแต่ละภาพจะมีจุดปรับหมุนเพื่อให้ภาพไปอบู่ในมุมต่างๆได้ตามความเหมาะสม การหมุนภาพนั้นกระทำได้ง่ายโดยใช้เมาส์ลากที่จุดจับหมุน ซึ่งจะหมุนได้อย่างอิสระ

ปรับความสว่างให้ภาพ
         ภาพที่นำมาใส่ในเวิร์กชีตนั้น อาจมีจุดบกพร่องที่ยังไม่ได้แก้ไข เช่น มืดไป สว่างไป สามารถปรับแต่งได้อย่างง่ายดังนี้

การจัดลำดับภาพ 
ในกรณีที่นำรูปภาพมาวางหลายๆรูป ภาพที่วางก่อนจะอยู่ด้านล่างส่วนภาพที่วางทีหลังจะอยู่บนสุดทับรูปภาพอื่นๆที่วางก่อนหน้า แต่คุณสามารถจัดลำดับรูปภาพใหม่ได้ดังนี้
1. คลิกเลือกรูปภาพ
2. คลิกขวาที่ภาพ เลือกคำสั่ง Order ( ลำดับ )
Bring to Front ( นำไปไว้ข้างหน้าสุด )       รูปที่จะอยู่ด้านบนสุดของทุกๆรูปที่อยู่ในชั้นเดียวกัน
Send to Back ( ย้ายไปไว้ข้างหลังสุด )       รูปที่เลือกจะอยู่ด้านล่างสุดของทุกๆรูปที่อยู่ในชั้น
                                                                         เดียวกัน
Bring Forward (นำไปข้างหน้า )                 รูปที่เลือกจะเขยิบหรือเลื่อนขึ้นมาหนึ่งชั้นในระดับเดิม
Send Backward ( ย้ายไปข้างหลัง )             รูปที่เลือกจะเขยิบหรือเลื่อนลงไปหนึ่งขั้นใน
                                                                         ระดับชั้นเดิม